La transmission électronique des données douanières et le dédouanement sans papier sont deux notions différentes.
Un transporteur peut recevoir les informations douanières par voie électronique tout en exigeant des documents imprimés sur le colis. Le papier ne peut être supprimé que si l’origine, la destination et le service de transport concernés prennent explicitement en charge un processus entièrement numérique.
Ce qu’AtomicSeller transmet #
Lorsqu’une étiquette Colissimo internationale nécessite une CN23, AtomicSeller transmet les données douanières structurées avec la demande d’étiquette. Celles-ci comprennent la catégorie de l’envoi et les informations sur les articles nécessaires à Colissimo.
Colissimo utilise ces données pour :
- contrôler la demande ;
- générer l’étiquette de transport ;
- produire la CN23 ;
- transmettre les informations douanières à ses partenaires chargés du dédouanement.
Une déclaration incomplète entraîne le rejet de la demande avant l’impression de l’étiquette.
Lorsque des documents papier restent nécessaires #
Pour la plupart des envois Colissimo internationaux et outre-mer, le processus opérationnel est le suivant :
- Imprimer quatre exemplaires de la CN23.
- Conserver un exemplaire dans les archives de l’expéditeur.
- Joindre les trois autres exemplaires au colis.
- Ajouter deux exemplaires de la facture commerciale ou pro forma.
- Placer les documents dans une pochette adhésive transparente.
- Fixer cette pochette à l’extérieur du colis, de préférence à côté de l’étiquette.
Les documents doivent rester accessibles aux opérateurs postaux et douaniers. Ils ne doivent pas être collés définitivement les uns aux autres ni placés à l’intérieur du colis.
Certains flux Colissimo sont entièrement numériques. Colissimo indique actuellement que son processus de bout en bout peut supprimer les documents papier pour les cinq départements français de la zone OM1 : Guadeloupe, Martinique, Guyane, La Réunion et Mayotte.
Cette exception doit être vérifiée en fonction du service Colissimo utilisé au moment de l’expédition.
Conserver des informations identiques #
Après la création de l’étiquette, ne modifiez pas :
- le contenu du colis ;
- les quantités ;
- les valeurs ;
- les poids ;
- les codes SH ;
- l’origine ;
- la catégorie douanière
sans annuler ou remplacer les documents concernés.
La CN23 papier, la déclaration électronique, la facture et le contenu physique doivent décrire la même expédition.
Conserver les justificatifs #
Conservez les documents permettant de justifier :
- la transaction commerciale ;
- la valeur déclarée ;
- le classement tarifaire ;
- l’origine ;
- le traitement de la TVA à l’exportation ;
- la sortie effective des marchandises de l’Union européenne.
Colissimo précise que l’exemplaire de la CN23 de l’expéditeur doit être conservé pendant au moins quatre ans. Pour les exportations de valeur plus élevée, la déclaration d’exportation visée peut être nécessaire et ne doit pas être remplacée par le seul document postal.
Appliquez toujours la durée de conservation juridique et fiscale de votre entreprise si elle est plus longue.