L’automatisation transmet efficacement les informations, mais elle ne transfère pas toutes les responsabilités juridiques au logiciel ou au transporteur. Le rôle de chaque participant doit être clairement défini.
Commerçant ou exportateur #
Le commerçant est normalement responsable des informations commerciales et produits utilisées pour l’exportation.
Il lui appartient notamment :
- de vérifier si les marchandises peuvent être exportées ;
- de fournir des descriptions exactes ;
- de sélectionner et justifier les codes SH ;
- d’établir le pays d’origine ;
- de fournir des valeurs en douane justifiables ;
- d’émettre les factures commerciales ou pro forma ;
- de communiquer les bons numéros EORI et de TVA ;
- de définir l’importateur et les conditions de livraison ;
- de conserver les justificatifs fiscaux et douaniers.
Le commerçant ne doit pas attendre d’un opérateur d’entrepôt qu’il détermine la composition, l’origine ou le classement tarifaire d’un produit à partir de sa seule apparence.
Prestataire logistique #
Le prestataire logistique transforme les données du commerçant en une expédition physique.
Ses responsabilités comprennent généralement :
- vérifier la présence des informations opérationnelles obligatoires ;
- s’assurer que le contenu du colis correspond à la commande ;
- enregistrer les produits et quantités placés dans chaque colis ;
- peser le colis ;
- sélectionner le service de transport autorisé ;
- générer et imprimer les documents ;
- positionner correctement les documents sur le colis ;
- signaler les informations manquantes ou incohérentes avant l’expédition.
Le prestataire logistique ne doit pas inventer un code SH, une origine ou une valeur pour contourner une erreur du transporteur. Les informations commerciales manquantes doivent être demandées au commerçant.
Transporteur #
Le transporteur :
- définit les informations requises par son service ;
- contrôle la demande d’étiquette selon ses règles techniques ;
- génère ou accepte les documents de transport et les déclarations postales ;
- transmet les données électroniques à ses partenaires douaniers et de livraison ;
- transporte et présente le colis ;
- communique les erreurs opérationnelles et les événements de dédouanement.
L’acceptation de la demande par le transporteur ne prouve pas que le classement, l’origine ou la valeur fournis par le commerçant sont juridiquement corrects.
Représentant en douane #
Un représentant en douane enregistré peut préparer et déposer une déclaration en douane formelle dans le cadre d’un mandat.
En représentation directe, il agit au nom et pour le compte de la personne représentée. En représentation indirecte, il agit en son propre nom pour le compte d’un tiers, avec des conséquences différentes en matière de dette et de responsabilité douanières.
Un prestataire logistique ou un transporteur n’est pas automatiquement le représentant en douane du commerçant pour toutes les expéditions. Le mandat et le mode de représentation doivent être explicites.
Consultez les informations de la Douane française sur le dépôt d’une déclaration et le représentant en douane enregistré.
Rôle d’AtomicSeller #
AtomicSeller connecte les plateformes e-commerce, les commerçants, les entrepôts, les WMS et les transporteurs. Le logiciel peut :
- collecter les données des commandes et de douane ;
- les mettre à disposition de l’exploitation logistique ;
- les transmettre par les API des transporteurs ;
- récupérer les étiquettes et documents douaniers ;
- conserver la traçabilité des expéditions.
La transmission de ces données ne fait pas d’AtomicSeller l’exportateur, l’autorité qui classe juridiquement les marchandises ou un représentant en douane.
Une répartition opérationnelle claire #
Le modèle le plus sûr consiste à organiser le processus ainsi :
- Le commerçant valide les données produits et commerciales stables.
- AtomicSeller les transmet avec la commande.
- Le prestataire logistique contrôle le colis et les données d’expédition.
- Le transporteur valide la demande de transport et transmet les informations douanières.
- Un représentant en douane traite les déclarations formelles lorsqu’elles sont nécessaires.
- Chaque erreur est renvoyée au participant responsable de l’information concernée.
Cette organisation évite les blocages en entrepôt et permet de faire corriger les données par la partie la mieux placée pour les confirmer.